Plánování je v podstatě druhou fází v životě projektu
Nejvíce podceňovaná část
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
(jedná se o minimum, nikoli dogma)
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
Kdy podle vás začalo plánování celé zakázky?
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
Na co si dát pozor
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
Harmonogram zakázky
Ganttův diagram
Asi ten nejjednodušší a často snadno sestavitelný ve formě tabulky či prostřednictvím externí aplikace je Ganttův diagram. Jedná se o prosté seřazení délky a průběhu jednotlivých aktivit. Můžete tak přehledně vyobrazit, kdy jednotlivé činnosti začínají, kdy končí, kdy se kříží a kdy se kdo na kterých částech podílí. Používejte tuto formu diagramu především pro menší zakázky, maximálně zakázky středního rozsahu. Pokud se totiž dostanete k velké zakázce s několika desítkami aktivit a spoluzodpovědných lidí, Ganttův diagram se pro vás stane nepřehledným.
Harmonogram zakázky PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Tuto metodu využijte v případě, že si nejste jisti přesnými časovými hranicemi, ani není finální konečný termín. Tato metoda vám totiž umožní stanovit pravděpodobný časový rámec projektu (a aktivit). Je třeba však vzít v potaz, že se jedná o analytickou metodu, ke které jsou zapotřebí alespoň základní matematické znalosti.
V běžné praxi si však vystačíte s následujícím postupem:
sestavte si seznam pravděpodobných aktivit
sestavte si seznam odborníků na jednotlivé procesy / aktivity
určete si tři náhodné "kaziče" hladkého průběhu (např. nemoci, počasí, cash flow)
požádejte odborníky o vyjádření pravděpodobné časové dotace ve třech formách
optimistická varianta
realistická varianta
pesimistická varianta
požádejte je o zvážení vlivu "kazičů" na danou aktivitu
sestavte pravděpodobný rámec
Nejedná se o exaktní postup, ale rozhodně se jedná o lidský a stravitelný postup, kterým se ve většině případů přiblížíte reálnému časovému rámci.
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
To ovšem neznamená, že můžete na vše ostatní zapomenout! Nezapomeňte...
"Kladivo v rukou moudrého může být silným nástrojem pro budování, stejně tak může být v rukou hlupáka nástrojem pro ničení."
Metoda 5 M
Díky této metodě snadno otestujete, zdali máte zajištěny všechny potřebné zdroje pro realizaci zakázky a díky jejímu kauzálnímu charakteru (pracuje s příčinami a následky jednotlivých prvků) můžete vysledovat některé rizikové a omezující faktory.
Management (Řízení) - Co se stane, když vypadne vrcholné řízení? Jaký vliv má na mě centrální management? Jaká povolení, potvrzení a souhlasy bude zapotřebí zajistit?
Money (Peníze) - Jaký vliv má na realizaci zakázky externí financování? Mám zajištěno financování? Odkud, kam a kdy budou peníze proudit?
(Management a Money jsou často střídány)
Manpower (Lidé) - Jak celou zakázku ovlivňují lidé? Čím ji omezují? Jaké lidi potřebujeme? Jaké mají mít vzdělání a schopnosti?
Methods (Metody) - Jak celou zakázku ovlivňují normy a právní předpisy? Jaké postupy budeme používat? Které metody využijeme? Bude marketing veden online nebo offline?
Machines (Stroje) - Jaký vliv má na naši zakázku přístrojové vybavení výroby? Pracoviště - PC, telefon, internet? Jiné? Jaké budeme potřebovat? Přeprava? Konstantní prostředí?
Materials (Materiál) - Jaký vliv má na naši zakázku dodávaný materiál? V jaké by měl být kvalitě? Co všechno budeme potřebovat?
Metoda 5 C
Slouží nám pro jednoduchou a návodnou kontrolu všech jednotlivých kroků potřebných pro úspěšnou realizaci zakázky.
Consider (Zvažujte) - znovu promyslete, záměr, cíle a aktivity, promyslete zakázku jako celek.
Consult (Konzultujte) - konzultujte minimálně se třemi lidmi, sbírejte relevantní a podložené informace, využijte metod jako SWOT analýza, analýza podle Laswella nebo brainstormingu.
Crunch (Přechroustejte) - všechny informace zpracujte, rozhodněte se pro všechno, co chcete či budete realizovat a z podkladů sepište celkový plán zakázky.
Communicate (Komunikujte) - nezapomeňte na komunikaci jako klíčový prvek, stanovte si postupy, termíny, kanály, privilegia a ujistěte se, že všichni dotčení ví, co mají na starosti a do kdy mají mít hotovy výstupy a v jaké podobě.
Check (Kontrolujte) - seznam úkolů a aktivit použije jako check list a pravidelně kontrolujte, zda-li je vše, co bylo odsouhlaseno splněno/plněno. Nezapomeňte si naplánovat pravidelné kontroly (třeba týdenní) a v praxi se osvědčují také namátkové zastávky na 3 minuty "Jak to jde?".
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
2.2 Co s financemi?
Princip vlny (někdy je také označování jako princip "hokejky")
Co myslíte o který z grafů se může jednat?
Graf je snadno zapamatovatelný a říká nám, že největší náklady na nové projekty jsou využívány právě v začátku. Je to často spojeno s vývojem, změnou technologií, nový řízením, novými dokumentacemi a dalo by se pokračovat. Při finančním plánování je tedy dobré mít tento princip vždy v povědomí a nebát se dát i "Paretových" 80 % právě do počátečních fází (často přesahuje i do začátku realizace) a zbylých 20 % do realizační a udržovací fáze.
PŘÍKLAD
Typickým příkladem tohoto pravidla může být výroba nové sportovní obuvi pro profesionální sprintery. Pro výrobu takové obuvi bude zapotřebí velkých vstupních nákladů v počáteční fázi, kdy se budou zkoumat nové polymery a pryže pro podrážky, konstrukce a odpružení bot, jejich odolnost v terénu, odolnost vůči opotřebení, pak přijdou na řadu reálné testy v simulovaných prostředích a následně testy v živém terénu. A to nemluvíme o marketingu. V konečném důsledku bude zapotřebí upravit výrobní technologie a až v poslední fázi dojde k masové výrobě a prodeji. Proto, byť je celková výrobní hodnota nízká (většinou právě díky masové výrobě), je obuv nákladná - jako zákazník totiž platíte i za výzkum, vývoj, marketing atd.
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
2.3 Jak na řízení rizik?
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
A. Vyhledávání a identifikace
Tento kvadrant je nejjednodušší. Vychází z vašich zkušeností, dovedností a měli byste se snažit, aby byl co největší.
Pro snížení rizik spadajících do tohoto kvadrantu stačí, když využijete znalostí odborníků na daná témata. Budete-li chtít snížit marketingová rizika, přizvete si marketéra, budete-li chtít snížit rizika způsobena IT, přizvete si odborníka na IT atd.
Odpověď je nasnadě. Snížením rizik spadajících do tohoto kvadrantu dosáhnete tím, že najdete někoho, kdo tato rizika je schopen ovlivnit, popřípadě se pokuste eliminovat vliv těchto rizik na vaši zakázku alternativními postupy a metodami.
Slepá oblast této matice. Čtvrtý kvadrant je jako neúspěšní podnikatelé. Většinou v médiích a kolem sebe vidíte jen ty úspěšné, ale těch neúspěšných je přitom řádově více. Využijte spojených sil odborníků, vlivnějších lidí (nadřízených), ostatních zdrojů, alternativ a jiných metod.
JAK BY TO MĚLO VYPADAT?
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
B. Analýza rizik
Pro posouzení se zpravidla používá množství rizik a jejich vzájemná souhra a společný efekt, názoru odborníků nebo diagramů a analytických metod.
Pokuste se vždy zodpovědět alespoň tyto tři základní otázky:
1. Které ze všech rizik může znemožnit mou aktivitu?
2. Které ze všech rizik může významně ohrozit mou aktivitu?
3. Co všechno by mohlo tyto rizikové parametry způsobit?
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
C. Eliminace a redukce
Vytvořte si tzv. krizový plán. Seznam aktivit, které uskutečníte v případě, že nastane pro projekt znemožňující situace nebo významně ohrožující situace a bez obav si připravte alternativní scénáře i pro další možné rizikové situace.
Mnoho řídících pracovníků velmi přehání důvěru ve svou schopnost zvládnout situace. O to horší je poté překonání pocitu selhání, pokud se tak stane. Příprava alternativních scénářů má jednu velmi podstatnou výhodu, mozek naladíte na procesní a strategické myšlení a v případě, že nastane třeba i situace, na kterou jste nebyli připraveni, zvládnete ji lépe než kdybyste neprovedli přípravu žádnou.
D. Monitoring
Plán rizik, ani analýza rizik nejsou rigidními dokumenty, které se vytvoří jednou a poté se nechají ležet. Stejně jako vaše zakázka či projekt poběží několik dní, týdnů, měsíců nebo dokonce let, tak i rizika budou přicházet a odcházet, proto je pravidelně monitorujte, sledujte, doplňujte, upravujte a konzultujte.
Vhodným pomocníkem pro tyto situace jsou právě mentální mapy, které vám pomohou udržet si v tomto systému pořádek.
Na závěr seznam nejčastěji se vyskytujících rizikových faktorů:
špatně stanovený záměr
špatně definované (SMARTem neotestované) cíle
záměna záměru s cílem a cíle s aktivitou
podhodnocená finanční stránka zakázky
špatně nastavený časový plán - "termíny vycucané z prstu"
špatně nastavená komunikační pravidla
měnící se zadání (nejasnost zakázky)
špatný výběr členů týmu a volba jejich kompetencí
změna legislativy a struktury trhu
absence analýzy
vnější faktory - válka, katastrofy, havárie
přílišná důvěra ve svou neomylnost
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
2.4 Jak se vypořádat s konflikty?
Udělejte si rychlou analýzu - vezměte si obě strany zvlášť bokem a zeptejte se na samotný zdroj konfliktu.
Jaké jsou vaše potřeby? Čeho vlastně chcete zakázkou dosáhnout?
Čeho se obáváte? Co vás omezuje? Co vás trápí?
Jednání konfliktních stran - externí řešení, či vaše rozhodnutí, souzení či posuzování bude konfliktní strany pramálo oslovovat. Nezapomeňte, že konflikty jsou často přeplněny emocemi, logická stránka věci má zde malé uplatnění. Pokud se chcete dobrat výsledku, je nejlepším způsobem nechat konfliktní strany najít řešení, třeba ve vaší přítomnosti.
Udržujte plynulou komunikaci - bez emočních výstřelků
Martine, není třeba zvyšovat hlas, vaše argumenty jsou i tak velmi vážné.
Jano, osobní útoky jsou podpásovou ranou a nelze se jim nijak bránit, prosím držme se cíle.
Popsat konflikt z druhé strany
Martine, jak vaše požadavky působily na Janu? Pokuste se mi to popsat z jejího pohledu.
Jano, jak vaše reakce mohla působit na Martina? Pokuste se to popsat z jeho pohledu.
Jak asi tato situace vypadá z mého pohledu?
Pro pokračování klikněte na tlačítko "Další"
Maximální časová doba kurzu: 90 minut.
SHRNUTÍ PROJEKTOVÉ LOGIKY
V úvodu kapitoly jsme si řekli, že pro zajištění projektu je zapotřebí záměr, cíl, aktivity a tvorba plánů (čas, peníze, nástroje, obsazení). Plánování je jedna z nejnáročnějších a nejdůležitějších částí projektu, proto je zapotřebí věnovat mu velkou pozornost.
Jedním z prvků, které je zapotřebí nastavit je také komunikace týmu. Je zapotřebí říci si za jakých okolností budete komunikovat, jak budete komunikovat, kdo s kým a co a také kdy a jak často. Mnoho projektů selhává právě na neschopnosti nastavit si dobré komunikační kanály.
Pro sledování času a nastavování harmonogramu projektu můžete snadno využít některou z již existujících a ověřených metod například Ganttův diagram či PERT.
Metody 5C a 5M jsou jednoduchými a rychlými pomůckami jak si ověřit, zdali jste nezapomněli na některý z klíčových prvků plánování projektu.
Každý projekt je vystaven nějakému tomu riziku. Pokud plánujete nějaký projekt je nezbytně nutné, abyste se zamysleli i nad riziky, kterým by projekt mohl být vystaven, budete se tak moci připravit na některé možné scénáře a pokud pak v průběhu realizace narazíte na něco nového, budete již mít zažitý postup jak se s problémy vypořádat - štěstí přeje připraveným.
